Access Anfänger: Die Nachteile von Nachschlagefeldern

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Man sollte Nachschlagefelder in Tabellen vermeiden, denn

  1. Ein Nachschlagefeld verbirgt den eigentlichen Feldinhalt. Wenn man beispielsweise eine Tabelle in Datenblattansicht öffnet, wird ein Firmenname dargestellt, obwohl in Wirklichkeit im Feld die Kundennummer steht, und der Firmenname aus einer anderen Tabelle stammt. Nachschlagefelder verhindern, dass Datenbanken sauber durchstrukturiert angelegt werden.

  2. Eine Abfrage, die das Nachschlagefeld verwendet und nach dem dargestellten Wert sortieren soll, funktioniert nicht. So wird im obigen Beispiel nicht nach dem Firmennamen, sondern nach der Kundennummer sortiert. Ebensowenig funktioniert die Angabe des Werts als Kriterium - auch hier müsste man die Nummer anstelle des Namens verwenden, um Ergebnisse zu erhalten. Wenn man den Wert aus einer Wertliste eines Kombinationsfelds auswählt, kann es passieren, dass gültige Daten mit falschen Werten überschrieben werden.

  3. Das Nachschlagefeld beinhaltet eine (intern angelegte) Beziehung zwischen den Tabellen sowie die Anlage zusätzlicher Indizes, die in aller Regel überflüssig sind und die Datenbank unnütz aufblähen. Auch kann es vorkommen, dass man auf diese Weise die maximal zugelassene Anzahl von Indizes je Tabelle unwillentlich überschreitet.

  4. Ein Kombinationsfeld auf der Basis eines Nachschlagefelds kann bei Filterung des Formulars dazu führen, dass der Filter mit dem Formular gespeichert wird. Beim nächsten Öffnen des Formulars fehlt der Wert und wird nachgefragt, was wiederum zu einem Fehler führt.

  5. Berichte, deren Datenherkunft Nachschlagefelder enthält, benötigen Kombinationsfelder zu deren Darstellung, die den Bericht langsam und ineffizient machen können.

  6. Die Datenbank kann nicht vernünftig von außen abgefragt (beispielsweise in Form einer Datenquelle eines Word-Serienbriefs) oder exportiert werden, da die Nachschlagefelder nicht nach außen gereicht werden.

  7. Wenn man das Access-Sicherheitssystem verwendet, reichen die Berechtigungen oft nicht aus, um die Nachschlagefelder mit Inhalt zu füllen, was zu schwer nachzuvollziehbaren Fehlern führt. Das gilt insbesondere, wenn man aus Sicherheitsgründen mit Abfragen mit "WITH OWNERACCESS OPTION" arbeitet.

  8. Nachschlagefelder verfälschen das, der Datenbank zu Grunde liegende, Relationenmodell aus der Sicht des Betrachters - besonders für Anfänger im Bereich Datenbanktechnik führt dieses zu einer unrichtigen Interpretation der Normalisierung.


(Leicht abgewandelt und erweitert nach http://www.mvps.org/access/lookupfields.htm )

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